Zeige Veränderung!

Das ist die klarste Kritik der Welt,
wenn neben das, was ihm missfällt,
einer was Eigenes, Besseres stellt.
Emanuel Geibel

Mit diesem Sprichwort von Emanuel Geibel möchte ich meinen heutigen Post beginnen.
Jedes Unternehmen soll seine Neuigkeiten und Veränderungen nutzen und in die Öffentlichkeit tragen.

Sind wir mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der Optimierung der Geschäftsprozesse fertig und haben wir soweit unser Projekt abgeschlossen, geben wir unseren Kunden immer den Rat, diese Veränderung bzw. Optimierung sofort für Marketingzwecke zu verwenden.
Werden zB Newsletter an  Stammkunden versendet, ist es für diese sicherlich auch interessant zu lesen, dass eines Ihrer vertrauten Unternehmen zu jeder Zeit bemüht ist, auf dem neusten Stand zu sein oder besser formuliert, bemüht ist, ablaufende Prozesse schneller und fehlerfrei abzuwickeln.

Selbstverständlich kann dieser Fortschritt nicht nur für das Marketing, im Zuge von Kundenbetreuung genutzt werden. Auch Kooperationsunternehmen können an solch Veränderungen interessiert sein. Sie könnten mit dieser Information Zeiteinsparungen und einfachere Abwicklungen verbinden.

Betrachten wir die Konkurrenzunternehmen, möchte ich mich wieder an das Sprichwort zum Start meines Posts wenden.
Auch die Konkurrenz wird bemüht sein, ständige Verbesserungen und Optimierungen durchzuführen, sowie technisch zu jeder Zeit am neusten Stand zu sein.
Aus diesem Grund versuchen wir im Zuge der Abschlussphase unserer Projekttätigkeit immer die Wichtigkeit der „Kundtuung“ hervorzuheben.

Jedes Unternehmen entwickelt sich in regelmäßigen Abständen weiter, egal wie, aber es sollte immer geschaut werden, dass Kunden, Kooperationsunternehmen, Konkurrenzunternehmen, sowie potentielle Kunden und potentielle Kooperationsunternehmen davon erfahren.
Erfahren Konkurrenzunternehmen von der Neuentwicklung bzw. Optimierung, versuchen diese natürlich besser zu sein, um den Konkurrenzdruck zu erhöhen und ihre derzeitigen Kunden und Kooperationen nicht zu verlieren.

Besonders für das werben von potentiellen Kunden und Kooperationspartner ist es wichtig, eine eigene Form der Informationsübermittlung festzulegen. Bestimmt gibt es viele Unternehmen, die regelmäßig über ihre Neuigkeiten und Entwicklungen berichten, doch unserer Meinung nach stellt sich hier immer die Frage: Wie?

Gerne sind wir dann auch nach konkretem Projektabschluss bemüht unseren Kunden bei der individuellen Gestaltung dieses Informationsflusses behilflich zu sein. Wir versuchen gemeinsam mit unseren Kunden eine ganz eigenen Form, eine Form die sich von anderen Unternehmen in verschiedensten Arten und Weisen abhebt, zu erarbeiten.

Durch diesen letzen richtigen Schritt, bezieht man auch die wichtigsten Gruppen im Umfeld eines Unternehmens richtig mit ein.
Diese Möglichkeit, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen sollte auf jeden Fall ausgenutzt werden!

^SW

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Erfahrungen mit MS SharePoint

Da wir als ShareFlow Consulting schon seit einigen Wochen Einführungsprojekte von Microsoft SharePoint durchführen und diese Software in manchen Unternehmen bereits gut integriert und effizient genutzt wird, möchte ich nun unsere Erfahrung über die Nutzung von Microsoft SharePoint und einige wichtige Aspekte dieser Software ansprechen.

Microsoft SharePoint ist das momentan schnellst wachsende Produkt in der Produktpalette von Microsoft und wird wohl eines der Produkte sein, mit dem Microsoft seine Kunden in Zukunft an das Unternehmen binden wird. Einer der größten Vorteile ist, das Microsoft SharePoint, mit den bereits im Unternehmen vorhanden Office-Anwendungen reibungslos zusammenarbeitet. Auf der anderen Seite wiederum, ist es für die Unternehmen die SharePoint aktiv nutzen nahezu unmöglich auf andere Anwendungen oder Dateiformate umzusteigen, denn SharePoint unterstützt nur Anwendungen und Dateiformate von Microsoft und ein Umstieg würde zu einer extremen Kostenbelastung führen.

Zu Beginn der Ära SharePoint war es salopp gesagt ein Dokumentenmanagementsystem das Mitarbeitern erlaubte anderen Mitarbeiter im Unternehmen, Dokumente zu Verfügung zu stellen und selbst wichtige Dokumenten einfach über Microsoft SharePoint zu finden. In der jetzigen Version bietet SharePoint nun weitere Funktionalitäten um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Bei Bearbeitung von Dokumenten wird nun farblich hinterlegt wenn etwas geändert wurde, auch der Name der Person die etwas geändert hat wird angezeigt und im Notfall kann sogar die ältere Version der Datei wiederhergestellt werden.

Ein weiterer positiver Aspekt ist, das durch das definieren von Workflows, gewisse Prozesse automatisiert werden können und viel Zeit gespart wird, die vorher für die manuelle Bearbeitung verwendet wurde. Der einzige Kritikpunkt der hier anzumerken ist, ist das der Designer in ein anderes Programm wechseln muss hier kann der Entwickler sich entscheiden ob er den SharePoint Designer oder Visual Studio bevorzugt um den Workflow zu erstellen und zu testen.

Eine in Zukunft sehr wichtige Funktionalität ist das unternehmenseigene Wiki, das die im ganzen Unternehmen zerstreuten Informationen an einem zentralen Ort speichern soll. Diese Funktion wird in vielen Unternehmen zum Erstellen von Dokumentationen genutzt um das Know-how der Mitarbeiter zu konservieren, damit neue und andere Mitarbeiter später davon profitieren können.

Dies ist nur ein kurzer Auszug von der Funktionalität, basierend auf den Erfahrungen die wir von Unternehmen bei denen wir als ShareFlow Consulting die Einführung der Software durchgeführt haben gesammelt haben.

^CK

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Es gibt kein Patentrezept

Wer kennt diese Situation nicht? Man leidet Hunger und hat keine Ahnung was man kochen soll, bzw. weiß nicht mehr genau, wie das Lieblingsgericht jetzt geht. In Zeiten der elektronischen Vernetzung via Internet ist dies jedoch kein Problem mehr. Einfach mal eine Suchmaschine angeschmissen und man finde abertausende Rezepte, von denen jedoch keines gleich ist und man danach erst Recht nicht mehr weiß, welches denn jetzt das Beste ist, weil jeder Koch behauptet, seines wäre besser als alles andere.

Diese einfache Tatsache kann man auch auf einen Betrieb ummünzen. Jeder Betrieb verfügt über eine andere Kultur und andere Mitarbeiter, welche ein unterschiedliches Betriebsklima gestalten. So hat auch jedes Unternehmen verschiedene Abläufe und Prozesse, die man in dieser Form nur dort vorfindet. Um meinen geschätzten Kollegen zu zitieren „Passen sie ihre Prozesse an die Software an und nicht umgekehrt!“

Bei der Softwareeinführung muss man penibel darauf achten, wie wir hier schon öfters erwähnt haben, dass die Software an die Prozesse angepasst wird und nicht umgekehrt. Es gibt zwar vorgefertigte Standardmodelle die branchenspezifisch ausgefertigt sind, jedoch sollten diese nicht blind eingeführt werden.

Um ein etwas einfacheres bildliches Beispiel dazu zu geben: Würden Sie ein Kochrezept in ein Kochbuch übernehmen, ohne es vorher ausprobiert zu haben? Wohl eher nicht, da hier die Gefahr bestünde, dass das Gericht ungenießbar ist.

Genauso sollten Sie in Ihrem Betrieb auch vorgehen. Natürlich ist es gut, wenn man eine Anleitung vorfindet, wie man Prozesse am besten modelliert und adaptiert, aber dies sollte nicht die Aufgabe von Prozessmanagement sein, da es hier darum geht, den Unternehmensvorteil gegenüber den Mitbewerbern zu visualisieren.

Wir legen bei der Beratung von Unternehmen stets Wert darauf, dass nicht blindlinks Modelle eingeführt werden. Wir bieten jedem Betrieb an, dass wir vor Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, eine umfassende Prozessreorganisation durchführen, da wir selbst schon von einigen negativen Beispielen wissen, dass solche Einführungen richtig in die Hose gehen können.

^TM

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Drum prüfe, wer sich ewig bindet

Alle paar Jahre wieder muss sich ein Unternehmen aus unterschiedlichsten Gründen mit dem Bedarf nach neuen Betrieblichen Informationssystemen auseinandersetzen. Solche Entscheidungen dürfen nicht auf die leichte Schulter genommen werden, da man sich doch für längere Zeit an dieses bindet.

Eines gleich vorweg – ich erwähne dies öfters, bin aber der Meinung man kann es nicht oft genug predigen – passen sie ihre Prozesse an die Software an und nicht umgekehrt. Sie werden damit nicht glücklich. Ausnahmen sind Prozesse die ihren Komperativen Wettbewerbsvorteil abbilden. Diese sollten weiterhin ihren gewohnten Ablauf nehmen und nur in einzelnen Aktivitäten optimiert werden.

Die Frage wie das Team für den Auswahlprozess zusammengestellt sein soll, kann schnell beantwortet werden. Das Team sollte aus einer heterogenen Mischung von Mitarbeitern der Betroffenen Abteilungen und aus Mitarbeitern der IT-Abteilung die beratend zur Seite stehen bestehen. Diese Mitarbeiter sollten über fachliches Know-How verfügen, kompetent und teamfähig sein. Diese Kriterien sind ihnen aber wahrscheinlich aus der Projekttheorie bekannt.

Dieses kompetente Team muss nun gemeinsam Funktionen definieren über die das zukünftige Informationssystem verfügen soll. Kategorisieren sie diese Funktionen nach Muss, Soll, Kann Kriterien und halten sie diese in einem Kriterienkatalog fest.

Der nächste Schritt sollte sein, dass Sie sich am Markt nach passenden Produkten umsehen. Dieser Vorgang ist meisten langwierig und umfangreich, denn zumal ist es oft gar nicht so einfach aus der großen Anzahl von Anbietern die geeigneten auszuwählen und zum anderen dauert die Angebotseinholung mehrere Wochen.

Nachdem sie den Markt bezüglich passender Anbieter gründlich analysiert haben und die Angebote eingeholt sind, ist es an der Zeit sich auf 2 bis 3 Favoriten festzulegen. Lassen sie sich wenn möglich das in Betrachtung gezogene Produkt bei Referenzpartner vorführen. Überprüfen im Echtbetrieb ergibt meist neue Einblicke auf das Produkt und womöglich entdecken sie Punkte welche sie zuvor übersehen haben. Außerdem können sie Unklarheiten sofort vor Ort klären.

Während dieser Phase könne sie bereits die in Erfahrung gebrachten Funktionen und Fähigkeiten des betrieblichen Informationssystems in ihren zuvor erstellten Kriterienkatalog eintragen. Denn am Ende sollten sie mittels des fertig ausgefüllten Kriterienkatalogs einen Gewinner ermitteln.

Tja, und danach liegt es an ihnen einen vor allem für ihr Unternehmen passenden Vertrag auszuhandeln.

Dieses Blogpost sollte ihnen einen kurzen Überblick über den Softwareauswahlprozess geben. Shareflow Consulting orientiert sich am oft bewährten 10-Step-System-Selection-Prozess. Dabei handelt es sich um ein weit verbreitetes Referenzmodell für den Softwareauswahlprozess. Auch wenn der gesamte Ablauf in einigen Fällen zu detailliert ist, lässt sich doch ein Ariadnefaden finden von dem man sich während des Prozesses leiten lässt.

In diesem Sinne wünsche ich ihnen viel Erfolg bei der Auswahl neuer betrieblicher Standardsoftware

^^TS

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Bewegt sich ihr Unternehmen auf dünnem Eis?

Im heutigen Blogpost möchte ich mich mit Datensicherheit auseinandersetzen. Bevor ich aber zum eigentlichen Thema komme, möchte ich noch die Unterschiede der Begrifflichkeiten Safety und Security erläutern. Immer wieder fällt mir auf, dass Personen diese Begriffe synonym verwenden, was aber nicht richtig ist. Der Begriff Security beschäftigt sich mit Themen wie Zugriffsberechtigungen, Datendiebstahl, Hacking, Spamming, Phishing usw. kurz gesagt, mit allem wovor man sich im digitalen Zeitalter schützen möchte.
Safety hingegen meint Datensicherheit und dazu zählen Bereiche wie Sicherungen, Ausfallsicherheit, redundante Systeme usw. Über Sicherungen möchte ich im heutigen Blogpost berichten.

Immer wieder muss ich feststellen, dass Unternehmen, wenn überhaupt, über äußerst abenteuerliche Sicherungssysteme verfügen. Der Klassiker unter den Don’ts, wenn es um Datensicherung geht, ist die Lagerung der Sicherungsdatenträger. Nicht selten finde ich Sicherungsbänder in Serverräumen fein sortiert. Dies schaut meistens sehr sauber und aufgeräumt aus, wenn sie dann aber den IT-Leiter fragen was im Falle eines Brandes im Serverraum mit den Sicherungsdatenträgern los ist, sieht man blankes Entsetzen in dessen Gesicht. Ich möchte darauf hinweisen, wie wichtig es ist die Datenträger in einem anderen Gebäude zu lagern. Ist das nicht möglich, dann sollten sie zumindest die Datenträger in einem feuerfesten Tresor versperren.
Mindestens genauso wichtig wie, die getrennte Lagerung von Echtdaten und Sicherungsdaten, ist die Zuständigkeit. Regeln Sie ganz klar wer für die Datensicherung zuständig ist. Meistens werden diese lästigen Routinetätigkeiten delegiert und weiter delegiert usw… Achten Sie darauf, dass es zumindest eine verantwortliche Person in ihrem Unternehmen gibt und kommunizieren Sie dieser auch gleich die Wichtigkeit dieser Tätigkeit.
Diese Person sollte dann aber nicht nur jeden Tag Bänder wechseln (vorausgesetzt es wird auf Bänder gesichert), sondern sollte die Sicherung auch auf Vollständigkeit überprüfen. Nicht selten laufen die Sicherungsjobs Fehlerfrei aber es haben sich z.B. Verzeichnisstrukturen geändert und die Sicherungsjobs wurden nicht daran angepasst. Dann kann es sein, dass sie leere Verzeichnisse sichern. Kontrollieren Sie auch regelmäßig ob das Volumen der Sicherungsdatenträger ausreichend ist.

Ebenso sollten Sie eine dokumentierte Vorgehensweise zur Wiederherstellung der Daten haben. Dies ist unbedingt notwendig, denn im Falle des Worst Case stehen Sie unter Stress und dann sollten Sie wissen wie Sie mit ihren Wiederherstellungstools umgehen. Ich rate Ihnen regelmäßig die Wiederherstellung von Daten zu trainieren. Erstens lernen Sie mögliche Fehlerquellen kennen und zweitens überprüfen Sie damit auch gleichzeitig ob ihre Sicherungsroutinen funktionieren.
ShareFlow Consulting überprüft nach jeder fertigen Implementierung eines neuen Informationssystems die Sicherungssysteme, inklusive Rücksicherung.

In letzter Zeit lässt sich ein neuer Trend erkennen. Immer mehr Unternehmen sichern ihre Daten auf gemieteten Speicherorten im Netz. Diese Möglichkeit ist speziell für kleine Unternehmen mit überschaubaren Datenvolumen eine Option.

Meistens tritt die Erkenntnis wie wichtig Datensicherung ist erst im Falle eines Schadens ein. Wir versuchen unsere Kunden darauf hinzuweisen, dass diese lästigen Routinetätigkeiten für ein Unternehmen überlebenswichtig sind und regelmäßig kontrolliert werden müssen.

^^TS

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DMS als mobile App

Im Jahr 2010 wurden weltweit über 10 Milliarden Apps auf mobile Geräte wie iPhone oder iPad geladen und der Trend geht unaufhaltsam in Richtung mehr und mehr Apps. Es scheint als gäbe es schon für alles ein App, aber trotzdem gibt es noch Bereiche, in denen ein großes Potenzial vorhanden ist, es bisher aber nur wenige Angebote gibt.

Einer dieser Bereiche sind die mobilen Business Apps. In dieser Sparte gerät der Markt gerade in Bewegung. Besonders für ein Dokumentenmanagementsystem scheint eine mobile App wie geschaffen zu sein, da mit einem Smartphone der Zugriff auf wichtige Dokumente viel schneller, als mit dem Notebook oder PC, die erst hochgefahren werden müssen, erfolgt. Stellen Sie sich vor Sie Sitzen im Zug und möchten auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreifen, gibt es dann eine effizientere Möglichkeit als vom Smartphone aus jederzeit zugreifen zu können?

Die Funktionalität einer DMS App ermöglicht nicht nur das Abrufen von Dokumenten beliebigen Formats oder das Ansehen von Projektplänen, sondern auch das Verändern von Workflows. Durch diese Möglichkeit kommt ein Unternehmen zu schnelleren Ergebnissen, steigert somit die Produktivität und schafft sich Wettbewerbsvorteile gegenüber konkurrierenden Unternehmen. In Zeiten des Internets, wo es auf schnelles Agieren und Reagieren ankommt, ist ein mobiles DMS System ein MUSS. Das Ganze hat auch einen positiven Nebeneffekt, denn dann kann jede Wartezeit sinnvoll genutzt werden.

Die wohl größte Herausforderung eines mobilen Dokumentenmanagementsystems ist es, zu jeder Zeit die höchstmögliche Datensicherheit zu gewährleisten. Dies ist sehr wichtig, damit nicht plötzlich geheime Firmendaten in die Hände von Konkurrenten oder sonstiger Personen gelangen.

In Zukunft werden viele Hersteller von Businesssoftware an mobilen Apps nicht vorbeikommen, denn es wird immer wichtiger für das Geschäft überall und zu jederzeit Reagieren zu können. Wird auch das Problem der Datensicherheit gelöst, steht einer erfolgreichen Nutzung von Business Apps nichts mehr im Wege.

^CK

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Vertrauen als Grundlage für gute Zusammenarbeit.

Möchte ich zu meinen Kunden Kontakt auf einer persönlichen Ebene aufbauen, um gemeinsam mit ihm zu arbeiten, oder bleibe ich lieber auf einer übergeordneten Kommunikationsebene und halte mich eher an meine eigenen Vorhaben?

Natürlich wäre es uns möglich auch ohne jegliche persönliche Kommunikation mit unseren Kunden bzw. ohne konkrete Informationseinholung über das Unternehmen, die Strukturen, die Mitarbeiter, Werte, Normen … mit unserer Arbeit zu beginnen.
Gerne werden auch Fragebögen an die jeweiligen Kunden versendet und anschließend die beantwortete Version als Basis der folgenden Erarbeitungsphasen hergenommen.

Da uns das Vertrauen unserer Kunden sehr wichtig ist und wir selbstverständlich das bestmögliche Endergebnis für diesen erreichen wollen, sind uns regelmäßige Besuche, sowie regelmäßige Kommunikationen sehr wichtig.
Bevor wir überhaupt mit dem ersten Step des Projektmanagements starten, versuchen wir gemeinsam mit unseren Kunden Kriterien, Wünsche, Vorstellungen … herauszuarbeiten, aber auch durch Gespräche mit den Bereichsleitern sowie den Mitarbeitern, Strukturen, Werte, Arbeitshaltungen bzw. –ablaufgewohnheiten … herauszufinden.

Ein altes Sprichwort besagt:

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Wladimir Iljitsch Lenin

Bei unserer Beratungs- und Unterstützungstätigkeit, ist es unseren Kunden besonders in den Anfangsphasen schwierig, Arbeitstätigkeiten unsererseits sowie Outcomes zu kontrollieren.
Um unseren Kunden eine Möglichkeit zu geben unsere Arbeitstätigkeiten bzw. Outcomes zu kontrollieren, senden wir ihnen in regelmäßigen Abständen Statusupdates, welche auf Wunsch des jeweiligen Kunden anschließend auch noch einmal in persönlichen Meetings besprochen werden können.
Natürlich setzen solche Statusupdates wiederrum Vertrauen voraus.

Für dieses heutige Blogging-Thema habe ich mich von folgendem Artikel inspirieren lassen:
http://www.psychotipps.com/Vertrauen.html

^SW

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